SAGE 100 : La numérotation des pièces

Cette fiche a pour but d'expliquer le fonctionnement de la numérotation des pièces afin de ne pas se retrouver avec des numéros incohérents dans les souches de documents.

 

Lors de la validation d'un entête de document par un utilisateur, si le numéro de pièce existe déjà l'application avertit l'utilisateur par un message d'erreur et propose le plus grand numéro existant dans l'historique +1 toutes souches confondues.

Ce fonctionnement est normal puisque nous assurons l'unicité par type de document, toutes souches confondues. Nous ne faisons pas de stockage de souche à la ligne et il n'est donc pas possible d'avoir 2 fois le même numéro dans 2 souches différentes.

 

1er cas : Deux utilisateurs qui valident un entête simultanément


Un utilisateur dispose de deux souches pour les factures

  • Souche 1 : FAXXXX
  • Souche 2 : FBXXXX

 

Si deux utilisateurs créent une facture sur la souche 1 et qu'ils valident un entête simultanément, l'un des utilisateurs aura le message « Le numéro de pièce existe déjà ».

Il faut dans ce cas que l'utilisateur réponde « Non » à ce message et fasse « Echap » sur son document afin de ne pas le valider. Il faut alors recréer le document. Sinon le numéro de pièce proposé sur le deuxième document sera FBXXXX car la numérotation des souches 2 et plus grandes que la souche 1.


2ème cas : Un numéro de pièce erroné est présent dans les historiques



Un utilisateur dispose d'une seule souche

Un utilisateur crée un bon de commande est renseigne par erreur un numéro de pièce correspondant à un BL (exemple : BL00099), puis transforme ce document en bon de livraison puis en facture.

Ce numéro BL00099 est alors historisé sur la ligne de document au niveau de numéro de pièce BC.



Dans la liste des bons de commande, l'utilisateur a un trou dans la numérotation de ses bons de commandes. Il a les numéros de pièces suivantes : De BC00001 à BC00005 et de BC00007 à BC00010.

Il crée un nouveau bon de commande, est renseigne manuellement le numéro manquant BC00006. Ce numéro n'étant pas utilisé, l'application accepte la création du document.

L'utilisateur crée dans la continuité un deuxième bon de commande. L'application reprend le dernier numéro utilisé le BC00006+1 => BC00007

Ce numéro étant déjà présent, l'application va rechercher le numéro de pièce le plus élevé pour les bon de commande et propose alors BL00100.


Dans ce dernier cas, il est conseillé de passer par le menu Traitement \ Recherche de documents \ Lignes de documents.

 

  • De sélectionner dans n° pièce le numéro en correspondance avec le type de document puis de borner sur le numéro de pièce proposé par le document -1.

 

  • Exemple => BL00100-1 = BL00099

 

Il faut donc borner du numéro de pièce BC de BL00001 à BL00099.

L'application affichera alors l'ensemble des lignes ayant ce numéro de pièce historié dans le champ numéro de pièce BC. Il reste à l'utilisateur de supprimer la ligne si le document le permet ou d'archiver le document si la ligne est présente sur une facture comptabilisée.



NB : s'il n'est pas possible d'archiver les documents, nous pouvons conseiller d'augmente le nombre de caractère de la numérotation du document rencontrant le problème si celui-ci n'est déjà pas à 9 caractères. Dans notre exemple BL00099 est sur 7 caractères, si l'utilisateur modifie la numérotation des bons de commande pour mettre BC000011 (8 caractères). Ce numéro sera plus grand que celui historisé, la numérotation pourra donc repartir de ce numéro.

 

 

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